10 onmisbare tips voor de gastenlijst 

Er bestaat veel onduidelijkheid over de gastenlijst. Wie moet je uitnodigen? Mag je kinderen weigeren op het feest? Kun je anderen last minute uitnodigen als gasten hebben geannuleerd? Wij geven de antwoorden in deze FAQ rondom de gastenlijst.

First things first. Niets hoeft, alles mag! Blijf trouw aan jezelf en laat je niet door anderen overtuigen van hun gelijk. Het is jouw feest!

1. Wanneer begin je met het opstellen van de gastenlijst?

Er hangt veel af van wie je allemaal wilt uitnodigen en vooral, hoeveel gasten je wilt uitnodigen. Ga daarom meteen aan de slag met de gastenlijst, zodat je gericht op zoek kunt naar een trouwlocatie. Het is handig als je de gastenlijst aanmaakt in Excel, zodat je alle gegevens kunt bijwerken als een spreadsheet. Niet alleen adresgegevens, maar ook zsaken als afwijzingen, acceptaties en allergieën.

2. Wie moet je uitnodigen?

Zoals geldt voor alle beslissingen die je maakt voor je huwelijksplanning: laat je leiden door je gevoel en jullie wensen. Wil je een intiem feest? Houd de cirkel dan klein en nodig alleen degenen uit die jullie dierbaar zijn. Er is hier geen algemene richtlijn voor, het enige dat telt is dat jullie deze bijzondere dag vieren met de personen die jullie erbij willen hebben.

Foto: Foto Sierra

Foto: Leonardo Miranda

3. Kan ik kinderen weigeren?

Dit is een gevoelig onderwerp. Er zijn goede argumenten voor een feestje mét kinderen, maar net zoveel argumenten voor een feest zónder kinderen. Laten we proberen dit vraagstuk rationeel te benaderen. Hebben jullie zelf kinderen of veel kinderen in jullie directe omgeving? Dan is het heel mooi om ze te betrekken bij jullie bruiloft. Geef ze bijvoorbeeld een kleine taak, zoals het aangeven van de ringen of het strooien van bloemblaadjes om ze bezig te houden. Denk ook aan een wedding nanny die de zorgen rondom de kleintjes uit handen neemt. Dat scheelt jou én hun ouders de nodige stress, zodat jullie onbezorgd kunnen genieten. Je hoeft de kinderen ook niet voor de hele dag uit te nodigen, misschien is alleen de ceremonie voldoende? Natuurlijk staat het jullie hartstikke vrij om kinderen te weigeren op jullie bruiloft. Bespreek dit van tevoren met de ouders, zodat zij niet verrast worden door de uitnodiging.

4. Hoe bereken ik het juiste gastenaantal?

Hoeveel gasten je daadwerkelijk kunt uitnodigen is afhankelijk van een aantal factoren: hoe groot is de trouwlocatie? Hoeveel gasten kun je kwijt in de zaal als je de gewenste tafelopstelling neerzet? Wat is jullie budget? Zodra je antwoorden hebt op deze vragen, kun je een offerte opvragen bij de trouwlocatie of cateraar voor de kosten per persoon. Zo heb je een helder overzicht van de kosten per gast én heb je een maximum aantal zitplaatsen, waardoor je weloverwogen keuzes kunt maken.

5. Moet ik iedereen voor de hele dag uitnodigen?

Absoluut niet! Het is heel gebruikelijk dat je een onderscheid maakt tussen dag- en avondgasten. Daggasten zijn voor alle festiviteiten uitgenodigd, van ontvangst en ceremonie tot diner en feest. Avondgasten zijn alleen voor het feest uitgenodigd. Daarnaast kun je gasten ook nog uitnodigen voor alleen de receptie, dit is ideaal om zakenpartners, collega’s of teamgenoten te betrekken bij jullie grote dag. Maar nogmaals: dat het gebruikelijk is, betekent niet dat dit zo moet! Maak op de uitnodiging duidelijk voor welk onderdeel van de bruiloft iemand is uitgenodigd.

6. Hoe ga je met collega’s om?

Heb je een goede band met je collega’s? Dan kun je ze gewoon uitnodigen voor het feest. Dit is geen must, maar een vrije keuze. Soms ontstaat er een dilemma: was je wel uitgenodigd op de bruiloft van die ene collega, of krijg je signalen dat ze graag zou willen komen, maar heb je niet de intentie om ze uit te nodigen? Probeer dit uit te leggen zonder iemand te beledigen.

7. Mag iedereen zomaar een +1 meenemen?

Het wordt bijna als vanzelfsprekend beschouwd dat gasten hun (langdurige) partner mee mogen nemen. Reken hier ook op en ga vooraf in gesprek met de gast over het wel of niet meenemen van hun partner, als dit eigenlijk niet de bedoeling is. Tip: zet de naam van de genodigden op de envelop, zodat duidelijk wordt of aan wie de uitnodiging is gericht en stuur een r.s.v.p. mee waarop je de namen van de genodigden al hebt ingevuld. Mogen ze wel een +1 meenemen? Laat deze ruimte dan vrij op de acceptatiekaart.

8. Welke informatie moet ik bijhouden op de gastenlijst?

Maak de gastenlijst in Excel en noteer ook de adressen. Dit is belangrijk voor het versturen van onder andere de uitnodigingen. Daarnaast is het handig om bij te houden wie bevestigd heeft te komen en wie er heeft afgewezen, zodat je een helder overzicht hebt van de hoeveelheid gasten die jullie kunnen verwachten. Je moet namelijk een paar weken voor de grote dag doorgeven aan de locatie hoeveel gasten er komen. Daar houden ze rekening mee met bijvoorbeeld het inkopen en het klaarzetten van de stoelen. Ook is het handig om bij te houden of iemand allergieën of intoleranties heeft én of er kinderen komen. Dan kun je kinderstoelen en een kindertafel klaarzetten. Blijven je gasten overnachten op de locatie? Dan is het misschien een goed idee om te vermelden in welke kamer zij verblijven.

9. Ik twijfel, wat nu?

Bij het samenstellen van de gastenlijst zul je zeker mensen tegenkomen waarbij je twijfelt. Goede kennissen, verre vrienden, de buren van je ouders en ga zo maar door. Moet je deze mensen uitnodigen? Dat is natuurlijk helemaal aan jou! Een goede optie is om een tweede lijst te maken. Als je een afwijzing ontvangt van iemand op de primaire gastenlijst, kun je mensen van de tweede lijst uitnodigen. Natuurlijk communiceer je dit niet met de gasten, niemand wil tweede keus zijn. Als twee families elkaar voor het eerst gaan ontmoeten, kan dat er spannend zijn. Soms is het zelfs een echte uitdaging, bijvoorbeeld als er sprake is van taalbarrières of cultuurverschillen. Onze tip: denk hier goed over na tijdens het opstellen van de gastenlijst en het samenstellen van de tafelschikking.

10. Wij dromen van een intieme bruiloft. Hoe vertellen wij mensen dat we maar weinig gasten uitnodigen?

Als er mensen verwachten een uitnodiging te ontvangen maar deze niet ontvangen, zijn ze teleurgesteld. Voorkom dit door vooraf met ze in gesprek te gaan over jullie wensen en de redenen voor het wel/niet uitnodigen. De kans dat men dit begrijpt én respecteert is zo veel groter.

Foto: Jakob Owens

Foto: Jonathan Borba

11. Hoe beslis je of je mensen wel of niet uitnodigt?

Goede redenen:

X Je houdt van deze persoon.

X Zonder hem of haar is de bruiloft niet compleet.

X Hij of zij is belangrijk voor jou.

X Je wilt bijzondere momenten delen met hem of haar.

X Jullie zijn beste vrienden.

Slechte redenen:

X Iemand anders wil dat je hem of haar uitnodigt.

X Het is familie.

X Jullie zijn collega’s.

X Je bent op zijn of haar bruiloft geweest.

X Het beledigt de persoon als je het niet doet.

X Het wordt verwacht.

X Jullie waren vroeger vrienden.